[#54] - KPI e OKR: perché misurare tutto significa non capire niente
Le aziende che affogano nei dati non decidono meglio, decidono meno. Ecco perché ridurre drasticamente il numero di KPI può renderti più agile, veloce e strategicamente efficace ogni giorno.
Oggi voglio partire da una verità che spesso dimentichiamo: misurare tutto non equivale a sapere tutto.
Siamo sommersi da dati, dashboard infinite e statistiche che promettono di portare chiarezza nella vita ma spesso generano solo confusione. La vera potenza sta nel saper scegliere pochi numeri chiave, in grado di guidare davvero le nostre azioni quotidiane. È proprio qui che strumenti come KPI e OKR diventano i nostri migliori alleati. Buona lettura e buon Lunedì! 🙃
Performance Management nelle PMI vs grandi imprese
Parto da un dato di fatto che può sembrare scontato ma non lo è, le PMI non sono semplicemente “versioni ridotte” delle grandi aziende… Hanno caratteristiche e bisogni specifici quando si parla di misurare le performance. In particolare, le PMI operano spesso con risorse umane e finanziarie limitate, il che significa che i dipendenti coprono più ruoli e i budget sono ridotti
Viene da se che implementare un sistema strutturato di misurazione delle performance (PMS) può risultare più difficile e oneroso per una PMI rispetto a una grande impresa. Ecco i principali motivi.
Nelle PMI accade spesso che l’imprenditore o il Management tendano ad essere coinvolti in molte delle attività operative, disponendo ovviamente di meno tempo da dedicare alla strategia ed al monitoraggio sistematico delle prestazioni.
Un altro aspetto critico è l’approccio gestionale spesso reattivo delle PMI. Vari studi evidenziano che nelle PMI talvolta manca quasi del tutto una strategia formale e si prendono decisioni in modo informale, orientato al breve termine e “di pancia”.
Nella pratica, queste due macro-caratteristiche si traducono poi in una navigazione “a vista”, focalizzata sul sopravvivere giorno per giorno (“in survival mode”) più che su iniziative strategiche a lungo termine. Questa mancanza strutturale di attenzione alla strategia di lungo periodo può far perdere di vista gli obiettivi più importanti ed è proprio qui che si trova il paradosso:
Proprio perché hanno poche risorse, le PMI non possono permettersi di disperderle in attività o metriche irrilevanti
Fallire nell’implementare un efficace sistema di misurazione e gestione delle performance può avere un impatto molto più grave su una PMI che sulle aziende Corporate, dato che le piccole imprese hanno meno margine di errore ed un cuscinetto finanziario per assorbire inefficienze molto più contenuto.
Le grandi aziende, d’altra parte, dispongono di reparti interi dedicati all’analisi dei dati e sistemi complessi di KPI e possono monitorare decine di indicatori. C’è anche qui un ma, più grande è l’organizzazione, più alto è il rischio di creare burocrazia e “rumore di fondo” informativo. Senza una chiara priorità, l’abbondanza di dati e metriche può generare confusione anche nelle Corporate. Il principio universale è valido sempre, ovvero concentrare gli sforzi sulle poche cose che contano davvero produce risultati migliori rispetto a disperdere l’attenzione su troppe attività secondarie.
L’importanza di ridurre il sovraccarico di KPI
La gestione delle Performance è materia di studio e ottimizzazione da diversi anni, è emerso con forza il concetto che meno è meglio quando si tratta di indicatori chiave. In passato molte aziende ritenevano che tracciare quanti più KPI possibile fosse da considerarsi una buona prassi, ma ciò spesso generava una mole di dati tale da offuscare le informazioni realmente utili.
Immaginati mentre leggi un libro e trovi ogni frase in ogni pagina evidenziata: nulla risalta veramente più e risulta molto più complesso capire quali messaggi siano cruciali e quali invece secondari. Al contrario è molto più efficace limitare il focus a un numero ristretto di indicatori critici, privilegiando la qualità alla quantità. Se si concentra l’attenzione solo sui KPI essenziali, le imprese possono dedicare risorse e tempo dove c’è veramente impatto, invece di perdersi in analisi di metriche marginali e che non hanno tutta questa potenza reale sul Business.
Avere troppi KPI da monitorare al fenomeno noto come analysis paralysis: un’overload informativo che rende difficile prendere decisioni. Questo avviene anche nella vita di tutti i giorni quando ci troviamo di fronte ad un menù del ristorante troppo lungo, oppure in un supermercato di elettronica con tanti prodotti che sembrano molto simili…
Con decine di metriche davanti è ovvio che i Manager possano sentirsi sopraffatti e indecisi sulle azioni da compiere. Questo paradosso della scelta rallenta enormemente il processo decisionale e rischia di far perdere opportunità o di far reagire l’azienda ai cambiamenti con ritardo. Molte imprese finiscono con l’avere le famose Dashboard imponenti e report voluminosi che però non offrono insight azionabili, proprio perché manca la chiarezza su quali numeri meritino attenzione prioritaria. Focalizzarsi su un set limitato di KPI permette invece di ottenere grande chiarezza e allineamento.
Un approccio diffuso e collaudato suggerisce di non superare qualche manciata di indicatori chiave (circa cinque) per livello organizzativo o Team. Questa raccomandazione non è casuale ma è frutti di studi e ricerche nella psicologia cognitiva (Homo Heuristicus: Less-is-More Effects in Adaptive Cognition) indicano che il cervello umano gestisce efficacemente solo un numero limitato di informazioni simultaneamente (nell’ordine di grandezza di 5-7 elementi). Concentrando l’attenzione su cinque KPI davvero importanti, diventa più semplice per i Team monitorare l’andamento ed intervenire tempestivamente, allineando le azioni quotidiane con gli obiettivi strategici dell’azienda. Pochi indicatori ben scelti funzionano come una bussola chiara, mentre decine di metriche sono paragonabili a troppe lancette su un cruscotto, che distolgono lo sguardo dalla strada da seguire.
👉 Se ti interessa approfondire come collegare in modo efficace numeri, obiettivi e lavoro quotidiano, ho scritto anche un articolo sui 5 principi scientifici per riconnettere la strategia con l’esecuzione. Lo trovi qui:
![[#53] - 5 principi scientifici per riconnettere la strategia con l'esecuzione](https://images.unsplash.com/photo-1516246843873-9d12356b6fab?crop=entropy&cs=tinysrgb&fit=max&fm=jpg&ixid=M3wzMDAzMzh8MHwxfHNlYXJjaHwzfHxjb25mdXNpb258ZW58MHx8fHwxNzUxMTEwODcxfDA&ixlib=rb-4.1.0&q=80&w=1080)
Unire OKR e KPI? Sì! Strumenti diversi ma complementari
Nel perseguire un migliore focus strategico, molte organizzazioni, grandi e piccole, adottano il framework degli OKR (Objectives and Key Results) di cui ti ho già parlato più volte in passato. In questo caso è fondamentale comprendere come gli OKR si distinguano dai tradizionali KPI e perché non vadano considerati come un’alternativa che li rimpiazza bensì come un complemento.
Partiamo dal fatto che mettere a confronto diretto OKR e KPI è un pò come confrontare mele e arance, poiché hanno scopi e funzionamenti differenti. Un OKR è un framework strategico: definisce un obiettivo qualitativo ambizioso e alcuni risultati chiave misurabili da raggiungere entro un certo termine. Il risultato è un potente cambio comportamentale e modo di lavorare per raggiungere l’obiettivo.
Un KPI invece è un indicatore, tipicamente quantitativo, che misura una specifica performance all’interno di un contesto o di processo. Vero che un OKR incapsula al suo interno dei KPI (i Key Results sono essi stessi indicatori con target definiti) ma con l’intento di guidare un reale cambiamento o miglioramento.
Se l’obiettivo è eseguire un piano strategico di alto livello, strumenti come gli OKR sono fantastici per aiutare ad allineare gli sforzi. Se invece si vuole solo monitorare la salute operativa o il successo di un singolo processo, va benissimo utilizzare un KPI isolato. La cosa che mi preme di più trasmettervi è che OKR e KPI non si escludono a vicenda.
Le PMI possono trarre enorme beneficio dagli OKR, purché siano adattati alla loro scala, quindi stabilire pochi obiettivi sfidanti e misurabili aiuta a dare priorità e coinvolgere le persone sui risultati concreti. La cosa fantastica è che gli OKR impongono ragionamenti su cosa si vuole ottenere e come misurarlo, creando così un ponte tra la visione strategica e l’azione quotidiana.
Misurare il progresso vs. la performance: un cambio di mentalità
Per assicurarsi che gli sforzi di miglioramento producano davvero valore, è utile abbracciare una mentalità orientata non solo alla performance assoluta, ma al progresso rispetto al passato. Un errore comune nelle aziende è guardare i KPI come numeri a sé stanti (ad esempio “abbiamo fatturato 1 milione quest’anno”) senza però contestualizzarli rispetto al baseline precedente. La parola “performance” indica infatti un risultato misurato in valore assoluto a partire da zero, mentre progresso indica quanto quel risultato è migliorato rispetto a un periodo precedente. Restando all’esempio precedente, se il Team di vendita realizza $1 milione di fatturato nel 2025, questo è il dato di performance; ma se anche nel 2024 aveva fatturato $1 milione, il progresso è zero = non c’è crescita. Riconoscere e metabolizzare questa distinzione è cruciale:
senza misurare il progresso non possiamo capire se la nostra strategia sta funzionando, perché il mero dato di performance non racconta l’intera storia!
Concentrarsi sul progresso significa chiedersi di quanto siamo avanzati rispetto al punto di partenza e questo sposta l’attenzione dal celebrare risultati statici alla valutazione dell’efficacia delle iniziative strategiche. Un incremento costante della baseline di performance, è ciò che conduce ad una crescita significativa nel tempo. Adottando questa prospettiva dinamica, l’obiettivo di ogni ciclo di OKR diventa quello di elevare la baseline rispetto al trimestre/quadrimestre o anno precedente. Ogni “piccola vittoria” sposta in alto l’asticella e crea un effetto cumulativo di crescita. Questo approccio orientato al progresso continuo è alla base della promessa di crescita esponenziale associata agli OKR ben implementati.
Adottare la mentalità del progresso ha anche benefici organizzativi e culturali. Studi sul comportamento organizzativo (ad esempio il Progress Principle di Teresa Amabile citata nella Newsletter precedente) mostrano che ottenere piccoli avanzamenti concreti incrementa la motivazione e l’engagement dei team. In una PMI, celebrare un miglioramento mensile delle vendite del 5% rispetto al mese precedente può dare alle persone lo slancio e la fiducia per puntare a un ulteriore +5% il mese successivo. Nelle grandi aziende, focalizzarsi sul progresso aiuta a evitare l’autocompiacimento di metriche statiche, anche se i numeri assoluti sono imponenti, c’è sempre attenzione a come farli crescere e spingere l’innovazione.
Misurare tutto non è una strategia, è un modo elegante di evitare scelte difficili.
Se hai la sensazione che la tua azienda sia bloccata in un labirinto di dati, report infiniti e metriche che non raccontano la storia giusta, è ora di cambiare rotta.
Possiamo individuare insieme le poche cose che contano davvero, creando chiarezza, direzione e risultati visibili ogni giorno. Se vuoi discutere della tua situazione e capire come semplificare il sistema di misurazione aziendale per renderlo finalmente utile, prenota una call con me: sarò felice di aiutarti a trovare la giusta direzione 😀